SNSアクティベーションで招く人数は、会場からどう逆算するか

SNSアクティベーションで招く人数は、会場の定員からではなく、「同じ時間帯に一人ずつ体験し、撮影できる人数」から逆算して決めます。目安は、撮影できる場所の数、体験にかかる時間、付き添う担当者の数の3つのうち、いちばん少なく収まるものが1回の時間帯の上限になり、それに時間帯の数を掛けたものが1日の上限です。

ここでいうSNSアクティベーションとは、体験がSNSで語られるところまでを含めて設計するアクティベーションのことです。言葉の定義と全体の進め方はSNSアクティベーションとはで整理しています。

なぜ会場の定員から人数を決めてはいけないのか？

会場の定員は「同時に安全に入れる人数」であって、「一人ずつ体験して撮影できる人数」ではないからです。招待した人が投稿するのは、体験の中身を自分の言葉で語れたときと、納得のいく写真や動画を撮れたときです。定員いっぱいまで招くと、撮影の場に順番待ちができ、体験の説明も一斉に行うしかなくなります。

たとえば、新作の香りを試す発表会で、試す場が1か所しかない会場に定員近くまで招いた場合を考えます。来場者は香りを試すまでに待ち、試した後もすぐ次の人に場所を譲ることになります。会場は混み合って見えても、一人ひとりが語れる体験の量は薄くなります。人数を決める出発点を「会場に何人入るか」から「一人に何を体験してほしいか」へ移すことが、最初の分かれ目です。

同じ時間帯に、何人まで招けるのか？

上限は、撮影できる場所の数、体験の場で一人が過ごす時間、付き添う担当者の数のうち、いちばん少なく収まるものが決めます。どれか1つだけが多くても、残りが足りなければ待ち時間がそこに集まるためです。

撮影の場が十分にあっても、付き添う担当者が少なければ、商品の説明や撮影の手伝いが行き届きません。逆に担当者が多くても、撮影の場が1か所なら、そこに列ができます。会場を下見するときは、撮影できる場所を実際に数え、受付から撮影までを一人分歩いてみて時間を見積もると、机の上の計算とのずれが小さくなります。撮影の場の設計そのものはフォトスポットとは何か、なぜイベント設計に必要なのかで扱っています。

時間帯はどう分ければよいのか？

1日に招きたい人数が1回の時間帯の上限を超えるなら、人数を削るのではなく、時間帯を分けます。招待状に来場の時間帯を指定し、時間帯ごとの人数を上限の内側に収めます。

たとえば、2週間のポップアップで初日に招待日を設ける場合、午前と午後と夕方の3つの時間帯に分ければ、同じ会場でも一人あたりの体験の時間を保ったまま、1日に招ける人数を増やせます。期間の中で招待日をいつ置くかはポップアップストアにインフルエンサーを呼ぶとき、来場日はどう割り振るべきかで整理しています。時間帯を分けると、投稿が出る時刻もばらけるため、会場の外に話題が届く時間が長くなる利点もあります。

人数が増えるとき、何を厚くすればよいのか？

人数が増えるほど、一人ひとりへの連絡と当日の付き添いを厚くします。私たちの実績記録では、来場者全員の投稿の有無を追える37案件・390名のうち、起用人数が10名未満の案件では109名全員が投稿していました。一方、10名以上の案件では281名中260名（92.5%）でした（イベント来場者の投稿率94.6%）。人数そのものが原因だとまでは言えませんが、大人数の案件ほど、関係の浅い相手が混ざりやすく、連絡が一斉になりやすいと考えています。

そのため、10名を超える規模になるときは、誰が誰の案内を担当するかを事前に割り振り、時間帯ごとに担当者を固定します。当日の案内から投稿までの間に、一度は個別に連絡を取ることも決めておきます。

最初に決めておくことは何か？

1. 来場後に語ってほしい内容と、そのために一人に体験してほしい中身
2. 撮影できる場所の数と、受付から撮影までにかかる一人あたりの時間
3. 同じ時間帯に案内できる担当者の数と、担当の割り振り
4. 1日の時間帯の数と、時間帯ごとの人数の上限
5. 辞退が出たときに声をかける予備の候補と、声をかける期限

この記事の範囲

この記事では、招待制のイベントやポップアップで、インフルエンサーを招く人数の決め方を扱いました。一般の来場者を含む入場の人数管理、安全面の基準、会場の契約条件は扱っていません。会場の安全上の定員は、会場の管理者が定める基準に従ってください。体験の設計から当日の運営までを相談する場合の窓口は、SNSアクティベーションのサービスページにまとめています。

おわりに

招く人数は、会場の広さではなく、一人ひとりに渡したい体験の量で決まります。人数を先に決めずに、体験と撮影の場から逆算する順番を守ると、投稿の中身が濃くなり、会場の外まで届く話題になりやすくなります。