招待制イベントの受付設計ガイド — 開場直後に行列を作らないために

招待制イベントの受付とは、招待した方が来場されたことを確認し、記録し、会場へご案内するまでの一連の工程です。一人あたりの所要時間は数秒から一分程度ですが、来場は開場の前後に集中するため、一人あたり数秒の差が、会場前の行列という形で表に出ます。

結論から書きます。行列は、受付に立つ人の手際で決まるのではありません。到着の速さが受付の速さを上回っている間だけ、列は伸び続ける。それだけの話です。ですから打ち手も、一人あたりの秒数を縮めるか、同時に受け付けられる数を増やすか、到着の山そのものを低くするか、この3つしかありません。この記事では、その3つをどう設計に落とすのかを整理します。

なお、本稿は自社のイベント運営の実務からの一般化であり、特定のブランド・案件・個人を示すものではありません。

なぜ開場直後に行列ができるのか

招待制イベントでは、開場時刻が招待状に書かれています。ですから来場は均等には分かれず、開場の直前から直後にかけて山ができます。この山は、案内した私たちの側が作っているものです。

山の高さが受付の速さを上回っている間、列は伸び続けます。上回っている時間が長いほど、列は長くなります。逆に、受付の速さが山を一度でも追い越せば、そこから列は解けていきます。開場からしばらく経つと急に落ち着くのは、このためです。

ここで大事なのは、列の長さを決めているのは平均ではなく、山の部分だけだということです。イベント全体で見れば受付には十分に余裕がある、という見立てをしても、山の時間帯をしのげなければ行列は起きます。設計の対象は、平均ではなく山です。

受付の所要時間は何で決まるのか

一人あたりの所要時間は、次の4つの工程の合計です。

このうち、案件によって時間の差が最も大きく出るのが照合です。お名前を目で探す運用では、名簿が長いほど時間がかかります。読みの難しいお名前、同じ姓の方が複数いる場合、招待状と当日でお名前の表記が違う場合には、さらに時間がかかります。

もう一つ、見落とされやすいのが4つの工程が一人の担当者に直列でぶら下がっていることです。照合した人がそのまま資料をお渡しし、動線をご案内していると、その方が話している間、次の方は列で待つことになります。照合とご案内を分けるだけで、1レーンが受け付けられる速さは変わります。

受付は何人体制にすればよいのか

レーンの数は、招待した人数ではなく、山の高さから決めます。同じ招待人数でも、到着が緩やかに分かれる会と、開場と同時にほとんどの方が到着する会とでは、必要なレーン数が違います。

体制を決めるときに確認していることは、次の4つです。

• 山の時間帯に何名が到着する見込みか。招待状で時間帯を分けているか
• 1レーンの中で、照合とご案内を別の担当に分けられる人数がいるか
• 全レーンが同じ一つの名簿を見られるか。 ここが体制の上限を決めます。名簿を分割して配ると、レーンを増やしても「自分の手元の名簿に載っていない方」が発生し、かえって列が止まります
• 予備のレーンを1つ持てるか。想定外のご来場や機材の不調は起こります

行列を作らないための設計チェックリスト

事前にできること

• 開場時刻を一点で伝えず、時間帯に幅を持たせる。招待の区分ごとに開始時間をずらす
• 変更・辞退・代理でのご出席について、受付方法と反映の締切を決めておく
• 当日枠(招待していない同行の方)の扱いを、当日ではなく事前に決めておく
• 最終版の名簿がどこにあるのかを一つに定める。当日、現場に複数の版が存在しない状態を作る
• 受付の前後の動線を、列の起点と終点まで含めて決める

当日にできること

• 照合とご案内を分ける
• 記録をその場で完了させる
• 受付を通過した先に滞留を作らない(クローク、ウェルカムドリンク、撮影スポットの位置)
• 確認が必要になったとき、列から外れて対応できる場所と担当を決めておく

最後の一つは、行列対策として実際によく効きます。何か確認の必要な方がいらしたときに、その場で調べ始めると、後ろの列が全部止まります。一歩外れていただいて対応する場所があるだけで、列は流れ続けます。

受付の工程は、どこまで短くできるのか

ここまでは運用の話でしたが、4工程のうち照合と記録は、仕組みで置き換えられる部分です。

私たちはイベント制作の現場を持っているので、受付の行列はもともと自分たちの問題でした。お待たせしている時間は、ブランドの体験が始まる前の時間です。そこを削るために自社で開発したのが、招待制イベント専用のQR受付システム S/PASS です。機能としては次のようになっています。

• ゲストはアプリのインストールが不要
• 受付は2秒で完了する
• 複数の端末で同時に受付ができる
• 同じQRコードの二度目の読み取りは自動で弾かれるため、来場記録が実態とずれない

照合を引き当てに、記録をその場の一手に置き換えると、一人あたりの所要時間の差は、本人特定とご案内のところだけに集約されます。紙の名簿からの移行で具体的に何が変わるのかは、イベント受付のQRコード化で詳しく扱っています。

待たせないことは、体験の設計の一部です

受付は、ブランド体験の最初の一分です。ここでお待たせしてしまうと、その一分は体験ではなく待ち時間になります。会場の中にどれだけ良い時間を用意していても、入口の印象は先に残ります。

体験が語られる状態をどう設計するかは別の記事にまとめましたが、受付はその一番手前にある工程です。行列を作らないことは、おもてなしを削ることではなく、おもてなしに使える時間を確保することだと私たちは考えています。

よくある質問

Q. イベントの受付をスムーズにするには、何から手をつければよいですか？

A. 開場直後の到着の山を低くすることからです。招待状で開場時刻を一点で伝えず時間帯に幅を持たせる、招待の区分ごとに開始時間をずらす、といった事前の設計が最も効きます。当日の体制を増やすのは、その次です。

Q. 受付は何人体制にすればよいですか？

A. 招待人数ではなく、開場前後に到着が集中する時間帯の見込みから決めます。あわせて、1レーンの中で照合とご案内を別の担当に分けられるか、全レーンが同じ一つの名簿を見られるかを確認します。名簿を分割して配ると、レーンを増やしても止まる場所ができます。

Q. 紙の名簿でも行列は防げますか？

A. 到着が緩やかで、招待人数がそれほど多くない会であれば防げます。難しくなるのは、来場が短時間に集中する会、直前の変更が多い会、複数レーンが必要な会です。詳しくはイベント受付のQRコード化をご覧ください。

Q. 招待していない同行の方が当日いらした場合は、どうしますか？

A. その場で判断すると列が止まります。同行の方をお迎えするかどうか、お迎えする場合は誰が判断するのかを、事前にブランド側と決めておきます。そのうえで、列から外れて対応できる場所と担当を用意しておきます。

Q. 受付を速くすると、おもてなしが雑になりませんか？

A. 逆だと考えています。照合と記録にかかっていた時間が減れば、その分をご挨拶やご案内に使えます。短くしたいのは事務の部分で、短くしたくないのは人が向き合う部分です。

注記: 本稿は自社のイベント運営の実務からの一般化です。S/PASSの機能に関する記述は仕様に基づきます。個別の案件・ブランド・個人が特定されない形で記述しています。